3 questions à se poser avant de créer un process supplémentaire !


3 questions à se poser avant de créer un process supplémentaire !

Qui n’a jamais subi un process inefficace ou dénuée de sens ? Qui ne s’est jamais dit : « Ah pour ce sujet, il faut créer un process ! » Mais vous êtes-vous déjà demandé pourquoi tel ou tel autre process existait. Bien que les procédures puissent parfois être lourdes, elles sont importantes pour le bon fonctionnement d’une organisation. elles permettent d’être plus efficace, de perdre moins de temps et surtout d’harmoniser l’ensemble des activités de son entreprise. Ainsi, il est important d’avoir des process mais il faut trouver le bon équilibre entre besoin de contrôle et efficacité !

1. Créer un process : 3 questions à se poser !

Créer un processus n’est pas compliqué, ce qui est compliqué c’est de créer LE process efficace pour éviter la profusion de procédures. En outre, il est important de se souvenir que les process doivent vous aider à gérer, harmoniser l’activité de l’entreprise, ils ne doivent pas servir comme un simple outil de contrôle de vos employés. Au contraire ils orientent leur travail, ils doivent les aider à être plus performants.

1. 3 points à vérifier

Avant de créer un process, vérifiez 3 points :

  • Raison d’être et intérêt : Premièrement le processus doit avoir une raison d’être et un intérêt pour vos employés ou votre entreprise. Ainsi, vous devez constater un dysfonctionnement pour mettre en place une procédure. Toutefois, avant de créer le processus, posez-vous la question suivante : L’anomalie à laquelle je suis confronté mérite-t-elle la création d’un process ?
  • Objectif du process : Deuxièmement, vous devez connaître l’objectif de la procédure. Sans objectif clair, elle ne sera probablement pas efficace.
  • Stratégie d’entreprise : Troisièmement, votre procédure doit être en accord avec le triptyque vision, mission, valeurs de votre entreprise. Orientez donc vos actions en lien avec ce triptyque.

2. 3 questions à se poser

Avant de créer une procédure, posez vous ces 3 questions :

    1. Cette procédure apporte-t-elle de la valeur ajoutée à mon client ou mes parties prenantes ?
    2. Apporte-t-elle de la valeur ajoutée à mon équipe ?
    3. Apporte-t-elle de la valeur ajoutée à mon entreprise ?

Le processus doit être simple, concis et compréhensible pour tout le monde. Plus un processus est long, moins il est efficace.

Conseil : Il est toujours bon de penser à une forme écrite et à une représentation visuelle (infographie, dessin, schéma, etc) au-delà de la communication orale. Enfin, rappelez-vous que l’objectif ne devrait pas être de contrôler les personnes mais de les aider à réaliser un meilleur travail chaque jour.

2. Donner du sens lors de la mise en place d’un processus

1. Adopter la bonne communication

Une fois le processus créé, vous devez établir une bonne communication pour le mettre en œuvre. Un bon processus accompagné d’une mauvaise communication peut engendrer le rejet de ce process et donc le rendre inefficace. Découvrez 4 points essentiels à communiquer :

    1. Rappeler la situation passée et les difficultés rencontrées.
    2. Souligner les besoins d’amélioration.
    3. Présenter la solution proposées.
    4. Mettre en avant les bénéfices du process.

Mettre en place une procédure, c’est mettre en place une véritable conduite du changement. Or, ce n’est pas anodin. Il est donc important de donner du sens et d’avoir une communication étroite au cours de cette phase de mise en œuvre.

Généralement, la mise en œuvre d’un nouveau processus crée du stress chez vos collaborateurs car il vient modifier leurs habitudes et les met dans une situation de manque de maîtrise temporaire.

2. 4 étapes de mise en place d’un process

De manière globale, la période de mise en œuvre d’un process devrait suivre quelques étapes:

    1. Annonce de la mise en place du process : Présentation du changement et du rétroplanning de changement
    2. Mise en place du process : Mise en place effective du changement.
    3. Période d’adaptation et de diffusion : Période de déploiement avec ajustement via des feedbacks. Temps d’adaptation pour les équipes et de prise en main.
    4. Date d’entrée en vigueur définitive : Mise en place définitive du nouveau process.

Selon l’importance du process vous pourrez prévoir une phase de test ou une phase de Proof Of Concept (POC). Dès lors, il se déploierait en 3 étapes :

    1. Elaboration du process.
    2. Mise en test du processus sur petit effectif.
    3. Déploiement du process.

Dans la communication prévue, vous devez déjà informer sur ces quatre étapes pour rassurer. Par ailleurs, aucune procédure n’étant idéale dès sa mise en place, vous pourrez donc communiquer sur une mise en place en mode « test ». Cela montre également que vous voulez ce qu’il y a de mieux pour votre équipe au lieu d’imposer un processus qui ne fonctionne pas. Dans l’idéal, il faut anticiper pour ne pas être dans la précipitation et ne pas générer du stress dans vos équipes.

Gary-Alban MARAVILHA

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