Gestion des ressources humaines et contrôle interne : Quelle complémentarité ?


Gestion des ressources humaines et contrôle interne : Quelle complémentarité ?

La gestion des ressources humaines (GRH) est une problématique à laquelle chaque entreprise fait face. En raison des sujets variés qu’elle couvre, celle-ci implique une rigueur de tous les instants. Il s’agit ici de garantir la conformité de votre structure avec la loi. Le moindre oubli ou la moindre erreur d’inattention peut avoir des conséquences désastreuses. Il est donc important d’associer la gestion des ressources humaines et contrôle interne afin d’en garantir la fiabilité. Découvrez donc comment le faire de manière optimale et opérationnelle.

1. 5 moments clefs dans le cycle de vie d’un employé

La question de la gestion des ressources humaines est une vaste. Nous pourrions passer par la Gestion Prévisionnelles des Emplois et des Compétences (GPEC), en allant vers la mise en place d’un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) ou encore par la mise en place de Key Performance Indicators RH (KPI RH). Pour chacun de ces sujets, le contrôle interne a son importance. Toutefois, pour être au plus proche de vos problématiques opérationnelles, nous avons décidé de nous intéresser à 5 moments clefs dans le cycle de vie d’un employé. Nous avons donc décidé de mettre l’accent sur les processus suivants :

Pour chacun de ces points clefs, votre système de contrôle interne doit définir des process visant à garantir le correcte stricte respect de la réglementation tout en permettant une gestion optimale des ressources humaines. Pour toutes questions juridiques, nous vous invitons à consulter notre page juridique.

2. Embauche d’un employé et contrôle interne

a.       L’embauche d’un employé

La première étape de tout employé au sein d’une entreprise est son embauche. Recruter une personne ne repose pas uniquement sur un entretien et la signature d’un contrat. Plusieurs autres éléments entrent en compte. En effet, différents services ou département de votre entreprise seront notamment associés à ce processus d’embauche : service RH, contrôle de gestion (CDG), service intégration et formation, l’équipe du nouvel embauché,

Lorsqu’une volonté d’embauche est exprimée, généralement et avant de commencer toute démarche, vous consulterez votre département financier ou définirez vous-même votre budget de recrutement. L’objectif est double :

  • Valider qu’il soit financièrement possible d’engager une nouvelle personne.
  • Valider le potentiel salaire proposé ainsi que la possible marge de négociation.

B.       La coordination avec les ressources humaines

La seconde étape consiste à solliciter votre département des ressources humaines (RH) en exprimant vos besoins en termes de profils. En effet, en raison de la multitude de plateformes sur lesquelles il est possible de postuler, cela vous permettra deux choses :

  • Effectuer un premier filtre basé sur l’analyse des profils par les RH.
  • Obtenir un premier feedback suite aux entretiens préliminaires réalisés par les RH.

Avant la signature d’une promesse d’embauche ou d’un contrat de travail vous devez vérifier les éléments suivants :

  • Le salaire proposé.
  • Que le contrat reflète bien tous les éléments négociés lors de l’entretien d’embauche.
  • Que le contrat respecte la loi. Pour cela nous vous conseillons de créer des modèles types. Ces modèles doivent être revues régulièrement afin d’en garantir sa qualité. Contactez-nous pour élaborer vos modèles types.
  • Avoir constitué et archivé les documents dans le dossier du personnel du collaborateur.

3. Gestion de la paie

Pour garantir une paie juste, vous pouvez soit internaliser cette gestion soit l’externaliser. Selon l’un des deux choix, le dispositif de contrôle interne à mettre en place ne sera pas identique. Gérer la paie d’une entreprise nécessite des compétences particulières ainsi que des outils particuliers . Ainsi vous devrez :

  • Embaucher d’un gestionnaire de paie ou trouver une solution externe via un cabinet de gestion de paie (souvent un cabinet comptable le fera également)
  • Utiliser d’un logiciel de gestion de paie.

Si d’un point de vue technique la gestion de paie est compliquée, d’un point de vue contrôle interne les choses sont plus directes. Vous devez être capable de valider toutes les informations qui seront retranscrites sur tous documents administratifs.

Il est important avant l’envoi de tout document d’effectuer ce qu’on appelle dans le jargon comptable un rapprochement, cette exercice doit être réalisé une fois par mois. Avant l’établissement de la paie, il faut s’assurer que tous les éléments permettant de la calculer reposent sur une base fiable. Par exemple, est-ce que les taux de cotisations utilisés sont correctes? Est-ce que le nombre de jour de présence ou d’absence est juste?

Dans la mesure où vous communiquerez des informations à la fois à l’Etat (Déclaration Ursaff, Securité Sociale…) et à vos employés (Fiche de paie) il est primordial d’être le plus exact possible sous peine de redressement ou conflits avec vos employés.

4. Organisation des congés payés

Les congés payes sont un droit acquis (ATTENTION SUBTILITE ENTRE ACQUISITION DES CP ET DROIT A AVOIR DES CP) qu’il est primordial de respecter. S’il existe bien un point sur lequel vos salariés seront intraitables, c’est bien la gestion de leurs congés. Ainsi pour en garantir la correcte gestion, vous devez établir un processus clair et formalisée de validation. Lorsque le process d’organisation et de validation des congés payés n’est pas clair cela occasionne 3 problèmes majeurs :

  • Des tensions au sein de votre entreprise.
  • Des erreurs dans la gestion des soldes.
  • Des acceptations ou refus se reposant sur des raisons pouvant être erronées.

Que vous utilisiez un outil informatique ou que vous ayez encore une gestion papier nous vous proposons l’utilisation du processus suivant :

  • Un validateur unique par salarié, en général le supérieur du salarié.
  • La demande de congés doit être systématiquement formalisée et sous un format unique, sauf empêchement temporaire.
  • La réponse du validateur doit être également formalisée.
  • Si vous ne disposez pas d’un outil de gestion se mettant à jour automatiquement, assurez-vous que votre outil de suivi soit mis à jour suite à la validation de la demande
  • Pensez à systématiquement archiver les demandes et validations de congés.

5. Politique de formation

a.       Rappel Legislatif

L’article L6321-1 du Code du Travail dispose que : « L’employeur assure l’adaptation des salariés à leur poste de travail. Il veille au maintien de leur capacité à occuper un emploi, au regard notamment de l’évolution des emplois, des technologies et des organisations. »

Il est donc de la responsabilité de l’employeur de proposer des formations à ses employés. Il est nécessaire de faire la distinction avec le Compte Personnel de Formation (CPF), qui peut être utilisé par l’employé à titre individuel. Vous ne pouvez pas imposer l’utilisation du CPF à votre employé pour suivre une formation. Son refus ne constitue pas une faute.

Vous devez donc garantir que les demandes de formations soient traitées et qu’un retour soit fait systématiquement. Cela permet d’offrir un moyen de développement à vos employés mais également un sentiment d’appartenance car vous montrez un intérêt à vos employés.

B.       La gestion des formations

Le processus de gestion à mettre en place par rapport au cadre legislatif serait donc serait le suivant :

  • Commencez tout d’abord par définir chaque année un budget dédiée à la formation.
  • A minima une fois par an demandez à chaque département de centraliser une liste de besoins en formation. Faites-en sorte que les formations demandées soient hiérarchisées par ordre de priorité. Vous ne serez pas en mesure de toutes les financer.
  • Centralisez les demandes auprès du département RH et faites valider en compagnie des différents chefs de département les formations demandées.
  • Communiquer à chaque employé les formations validées ainsi que le budget alloué.

Intégrer la gestion des ressources humaines dans un dispositif de contrôle interne nécessite de la patience et de l’investissement. Associer le contrôle interne à la gestion des ressources humaines est un incontournable afin de garantir le respect des droits de vos employés, votre conformité avec la loi mais aussi l’efficacité de votre système de gestion des ressources humaines.

Yves-Henry MARSAN
Cofondateur de GMK Conseil

Yves-Henry MARSAN

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