Coronavirus : comment manager l’imprévu en entreprise ?


Coronavirus : comment manager l’imprévu en entreprise ?

Devoir gérer l’imprévu en entreprise n’est pas nouveau. En effet, l’acronyme VICA (Volatile, Incertain, Complexe, Ambigu, en français), apparu en 1987, révèle déjà depuis longtemps que nous évoluons dans un monde profondément imprévisible. De fait, l’épidémie de Covid-19, vient renforcer cette constatation. Alors, comment manager l’imprévu en entreprise ?

1. Accepter l’imprévu et s’y adapter

Nous sommes responsables à 100% de notre réalité. L’imprévu est effectivement une variable à laquelle votre entreprise est soumise chaque jour. C’est une variable dont vous n’avez pas le contrôle. En revanche, vous pouvez décider de la façon dont vous souhaitez réagir. Vous restez maître de vos décisions et actions. 

Ces décisions détermineront l’avenir de l’entreprise : succès ou d’échec. C’est pourquoi, lorsqu’un événement imprévu se produit, un chef doit décider tout en conservant son sang-froid. En effet, pour décider correctement, votre esprit doit être libre d’émotions négatives telles que la peur ou la colère. Votre décision doit être rationnelle.

Il est important également d’instaurer une culture de “lâcher prise”. Si vous souhaitez que votre entreprise soit résiliente, accoutumez vos équipes à cohabiter avec l’imprévisible et le changement perpétuel. Ne pas craindre l’inattendu est la clef.

Enfin, dans votre arsenal pour lutter contre l’imprévu, vous devez évidemment mettre en place une politique de gestion des risques pour limiter les conséquences en cas de survenue d’un événement préjudiciable.

2. Établir un plan d’action concret

Ernest HEMINGWAY disait : “Plutôt que de penser à ce que tu n’as pas, pense à ce que tu peux faire avec ce que tu as.” Lorsque vous devez construire un plan d’action, il est important de réfléchir en pensant à cette citation. Habituez vos équipes à trouver des solutions avec les moyens à disposition. Se plaindre de ses moyens ou des difficultés rencontrées n’est pas une attitude génératrice de valeur ajoutée. Il faut savoir écouter une réclamation car elle signale un malaise. Néanmoins, il faut également proposer des solutions de sortie de ce comportement.

À titre d’illustration, face à l’épidémie de Covid-19, de nombreuses entreprises ont mis en place des plans de continuité de l’activité. Comment en construire un ?

    1. Étudiez les impacts de l’événement.
    2. Recensez et hiérarchisez les besoins de votre entreprise.
    3. Recensez et hiérarchisez vos ressources principales et alternatives.
    4. Décidez et mettez en place des actions.

Lors de l’écriture de votre plan, pensez à écrire une version souhaitable, réaliste et pessimiste. Toutefois, n’établissez pas un plan concis, rapide à mettre en place.

3. Définir un modèle décisionnel SIMPLE

Manager face à l’imprévu requiert de l’assurance afin d’éviter le chaos. Il est donc important que le système décisionnel soit clair et simple. Que ce soit en période de crise ou non, il est important de définir clairement les responsabilités et le pouvoir de décision de chacun. Ainsi, vous éviterez la confusion lors de la transmission et l’exécution des consignes.

Pour avoir une entreprise efficace, simplifiez vos lignes hiérarchiques, évitez les postes en doublon et responsabilisez vos équipes. Vos règlements, normes, procédures doivent répondre à des besoins générateurs de performance. Dans un monde VICA, il faut savoir prendre des décisions avec rapidité et agilité.

Enfin, apprenez à décider en fonction des informations dont vous disposez et acceptez que vos décisions ne soient jamais totalement justes. En effet, elles s’inscrivent dans un environnement donné à un instant déterminé. Soyez audacieux et assumez vos décisions.

4. Communiquer avec clarté et précision

En période de crise, vos équipes auront besoin de savoir ce qui se passe. Il est donc crucial de maintenir le lien via une transmission d’informations claires et précises.

Communiquer en cas de crise implique d’employer les bons mots, au bon moment, de la bonne manière. Il est essentiel de communiquer des informations fiables et certaines sur les mesures prises face à l’imprévu notamment. Ce qui compte, ce sont les décisions que vous prenez. Soyez transparent et formel pour éviter plus d’incertitude et de stress. Enfin, ayez confiance en votre capacité à surmonter la difficulté.

Manager correctement l’imprévu dépend de la capacité du leader à être souple et résilient face à l’adversité mais aussi de sa capacité à retranscrire cela dans l’organisation de l’entreprise.

Gary-Alban MARAVILHA
Cofondateur de GMK Conseil

Gary-Alban MARAVILHA

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