Comment créer une organisation efficace en entreprise ?


Comment créer une organisation efficace en entreprise ?

Avoir une bonne capacité d’organisation est essentielle dans le monde professionnel. Pour créer, reprendre ou diriger une entreprise, vous en aurez besoin. Alors, que vous soyez entrepreneur, dirigeant, salarié ; soyez organisé si vous souhaitez être efficace et performant. Cependant, ne confondez pas organisation avec rigidité. L’organisation efficace est celle qui met en relief les compétences de chacun. Découvrons alors comment mettre en place une organisation efficace.

1. Vision claire, objectifs simples

1. Méthode S.M.A.R.T.

La question de l’organisation se pose à deux niveaux : votre organisation individuelle et l’organisation collective. Dans les deux cas, si vous souhaitez aboutir au succès, il vous faudra avoir une vision claire du but que vous désirez atteindre. Cette vision est extrêmement importante car elle guidera vos actions par la suite. Bien souvent, cette vision s’inscrit dans le triptyque vision, mission, valeurs du plan stratégique de votre entreprise.

Ensuite, vous devrez poser des objectifs simples. Ces objectifs seront en lien avec votre vision et votre but principal. Ils sont les jalons de votre plan d’action. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la méthodologie de George T. DORAN (Méthode S.M.A.R.T.). Cette méthodologie vous permettra de définir clairement vos objectifs et de les expliquer facilement à votre équipe. Il est primordial de créer un but commun au sein d’une équipe afin que tous avancent dans la même direction, au bon rythme.

NB : Selon le niveau de maturité professionnelle de votre équipe vous pourrez associer votre équipe à la construction de la vision et des objectifs de votre entreprise.

2. Méthode O.R.P.

Si vous souhaitez mettre en place une organisation qui fonctionne, alors définissez vos différents cas de figure. Pour cela, utilisez la Méthode O.R.P. :

  • Optimiste, il s’agit là de votre organisation idéale mais pas irréelle. Dans cette version, votre projet se réalise parfaitement car toutes les variables sont en votre faveur. 100% voire 110% de vos objectifs sont remplis dans le temps imparti. 
  • Réaliste, il s’agit là d’une organisation qui s’appuiera davantage sur les statistiques et probabilités. Cette version est la plus probable et totalement possible. Dans cette organisation, vous répondez aux attentes clefs. 80% à 100% de vos objectifs sont remplis. 
  • Pessimiste, c’est la situation la plus improbable mais possible. Les variables externes sont en votre défaveur. Vous imaginez alors la pire des situations pour vous. Dans cette situation votre organisation vous permet de réaliser votre projet à un niveau critique. Entre 50% et 80% de vos objectifs sont réalisés. En-deçà, il faudra revoir totalement l’organisation. 

L’objectif d’une organisation efficace est de conserver votre liberté d’action. Pour cela, anticipez et gérez correctement vos ressources. Ainsi, quelle que soit la méthode, prévoyez toujours deux ou trois scénarios différents.

3. Méthode Moscow

Lors d’une phase de projet ou lors d’une phase de Proof Of Concept (POC), vous serez amené à établir différents niveaux de réalisation du projet. Vous le ferez notamment quand de fortes variables externes pèsent sur votre projet. Dans ce cas vous pourrez utiliser la Méthode MoSCoW

  • Must, « Ce qui doit être réalisé ». Votre organisation doit satisfaire au minimum à cela. Il s’agit du niveau critique de réalisation de votre projet.
  • Should, « Ce qui devrait être réalisé ». Ce sont des objectifs importants mais non critiques pour le succès de votre projet.
  • Could, « Ce qui pourrait être réalisé ». Il s’agit alors de répondre à un besoin non primordial mais permettant d’augmenter la valeur ajoutée de votre produit ou service pour le client ou l’utilisateur.
  • Won’t have, « Ce qui ne sera pas réalisé cette fois ». Votre organisation ne permettra pas de vous charger de cette tâche pour le moment mais vous le ferez à un moment ultérieur.

Nous n’avons pas de contrôle sur les aléas, la seule chose sur laquelle nous avons un réel pouvoir de décision, c’est sur nous-même. Ne craignez pas l’imprévu, apprenez à le gérer.

2. Créer un plan d’action concret

1. Définir les axes de travail

Le moment est venu de commencer à écrire vos axes de travail principaux et toutes les actions à effectuer en fonction de vos objectifs. Cette étape de brainstorming vous permettra de ne rien oublier et d’ouvrir votre esprit à de nouvelles idées. 

Puis regroupez les actions communes et hiérarchisez-les. Pour mener cette action, fixez-vous un délai pour ne pas tomber dans l’inaction. 

2. Définir des responsabilités

Vous devez définir les différentes responsabilités assumées par chacune des parties du projet. Vous déterminerez alors s’il s’agit d’une responsabilité interne (vous déléguerez à un membre de votre équipe) ou d’une responsabilité externe (vous solliciterez les services d’une société tierce).

3. Fixer des délais

Enfin, pour vous assurer d’un suivi régulier vous fixerez un délai final à votre plan d’action tout en y insérant des bilans d’étape. Il est fondamental de réaliser des feedbacks réguliers, pour vous améliorer et vous corriger si besoin. Ces feedbacks viennent de vos équipes et/ou de vos supérieurs mais surtout de vos clients.

Créez une version visuelle de votre plan d’action afin de l’afficher et que tout le monde puisse s’en souvenir et constater l’avancement de chaque sujet. Cela permettra de motiver les équipes.

Exemple : 

Objectifs/Axes de travail Actions à réaliser Moyens Indicateurs de succès Responsable Délais
Construire la maquette d’une maison en bois. Commander des fournitures.

Réaliser un plan 3D.

Logiciel de création d’imagerie 3D.

Formation à l’utilisation du logiciel.

Respect des délais.

Maquette respectant un score donné à un test de qualité.

M. DUPONT Un mois

Créer une organisation efficace ou rendre une organisation efficace n’est pas aussi facile qu’on pourrait le croire. Or, une organisation efficiente vous permettra de générer plus de chiffre d’affaires mais surtout plus de rentabilité. Ne négligez pas cela et faites vous accompagner par des professionnels.

Gary-Alban MARAVILHA
Cofondateur de GMK Conseil.

Gary-Alban MARAVILHA

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