Comment faire un feedback négatif à un membre de son équipe ?


Comment faire un feedback négatif à un membre de son équipe ?

Faire un feedback négatif n’est pas chose aisée. Cependant, c’est très important. Alors pourquoi faire un feedback ?Pour le dirigeant, cela permet de faire un point de progression du travail de l’employé. Pour l’employé, c’est le moment de prendre du recul afin d’analyser le travail qu’il a accompli.

1. La forme du feedback négatif

Les feedbacks négatifs doivent toujours posséder une forme écrite car ils doivent laisser une marque. Cependant, le feedback doit faire l’objet d’une réelle conversation. Pour cela, à l’oral comme à l’écrit, suivez ces étapes :

  • Faits et observations : Événement réel non hypothétique, observable et temporel.
  • (Questionnements : Chercher à comprendre le positionnement de l’autre.)
  • Règles : Rappel des règles ou normes qui s’appliquent.
  • Préjudice : Impact négatif engendré par le comportement. Quels sont les conséquences ?
  • Conclusion : Évoquer le comportement attendu.

Ex : Vous êtes arrivé 5 fois après votre horaire de début de service (fait). La société tolère jusqu’à deux retards par mois (règle). Votre retard a créé une désorganisation dans le service (préjudice). Je vous demande d’arriver à l’heure désormais.

Le feedback négatif doit être le « dernier recours ». Ce feedback aussi appelé feedback correctif ne doit pas être appréhendé comme une sanction. Il doit servir à s’aligner ou se réaligner avec son interlocuteur. Il y a différent degré de feedback négatif allant de la rencontre informelle, verbale à la rencontre formelle (avec convocation) écrite.

2. Il existe deux types de feedback correctif

1. Feedback lié à un fait disciplinaire

Complexe, mais simple aussi. Complexe car il impliquera les services ressources humaines et juridique. Simple car il est immédiat à gérer. Il nécessite d’être bien construit mais n’implique pas beaucoup de « débat ». En effet, il y a un fait fautif avéré, vous devez prendre des mesures en conséquence.

Toutefois, attention à ne pas se hâter. Prenez le temps d’analyser le contexte dans lequel s’est déroulé l’événement et prenez en compte le contexte de la personne. Ce feedback doit être un avertissement ferme et il implique une sanction. Ce feedback doit faire cesser le comportement répréhensible du salarié.

2. Feedback non lié à un fait disciplinaire

Ce feedback sert de réorientation pour l’employé. Pour le moment, il ne pose pas de problème de discipline, mais le niveau de performance et d’engagement est inférieur aux attentes.

Par conséquent, vous réutiliserez les étapes décrites au paragraphe 1. Certains auteurs préconisent de décrire la manière dont vous vous sentez lors de ce feedback. Par exemple : lorsque vous arrivez en retard je me sens contrarié. Toutefois, nous vous invitons à employer cela avec parcimonie car cela n’entre pas tout le temps dans un cadre professionnel.

Finalement, vous devez donner la possibilité à l’employé de se projeter sur une alternative positive. Le but est de le faire réagir tout en étant ferme mais motivant. A ce stade, votre employé a toute votre confiance.

3. Comment faire pour qu’un feedback négatif se passe bien ?

Pour cela, suivez les consignes ci-dessous :

  • « Mettre en scène le moment » :
    • Inviter ou convoquer la personne par écrit et oralement.
    • Choisir le bon moment et le bon endroit.
    • Organiser le lieu de réunion en fonction des messages à transmettre.
    • Préparer son discours.
  • Ne parler que de faits car ils ne sont pas négociables. Éviter les interprétations, les suppositions …
  • Employer le « JE » et éviter les formes impersonnelles. Si vous n’êtes pas sûr du fait, utilisez le conditionnel en laissant une possibilité de correction. Mais dans ce cas, il vaut mieux demander plutôt que d’affirmer.
  • Laisser une possibilité d’explication.

Il est important de ne pas sous-estimer la « mise en scène » du moment. En effet, cela aura une incidence sur l’importance que l’employé accordera au moment présent. La disposition de la salle et votre attitude non verbale donnent des informations sur ce qui va se passer.

4. Quelques clés de succès

  • Préparation : Préparez toujours vos feedbacks en faisant une répétition si vous en avez besoin. Chaque mot compte pour un feedback.
  • Communication non verbale : Tenez compte de l’environnement car si votre discours est important, la «scénographie» aussi.
  • Observation avec rigueur : Prenez des notes sur le travail réalisé quotidiennement par les membres de votre équipe afin de disposer de données factuelles au moment du feedback. Il n’est pas nécessaire de tout dire sur le moment. Il est préférable d’attendre pour analyser les situations et de transmettre un message constructif lors du feedback.
  • Écoute : Pratiquez une écoute active, annotez et soyez ouvert.
  • Ritualiser : Créez des rituels de feedback à intervalles réguliers.
  • Bienveillance : Rappelez-vous que les feedbacks ne sont jamais contre la personne mais pour elle.

Gary-Alban MARAVILHA
Cofondateur de GMK Conseil

Gary-Alban MARAVILHA

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