Lois, normes, réglementations : votre système de contrôle interne est-il adapté ?


Lois, normes, réglementations : votre système de contrôle interne est-il adapté ?

Chaque année, de nouvelles lois sont crées et mises en place. Selon les statistiques officielles de l’Assemblée Nationale, sur la session 2019-2020 un total de 2390 amendements ont été adoptés pour un total de 36 lois promulguées ; sans inclure les normes européennes. De surcroît, les réglementations peuvent évoluer très rapidement. Cela nécessite alors une réelle mise en adéquation de votre système de contrôle interne.

1. Réglementation : Mettre en place une veille juridique

Toutes les entreprises n’ont pas la possibilité de disposer d’un service juridique qui pourra mettre en place une veille juridique. Si cela est votre cas, deux solutions se présentent à vous :

    1. Faire appel aux services d’une société externe pour assurer cette veille selon vos nécessités.
    2. Assurer cette veille par vos propres moyens. Toutefois, cela peut être risqué. En effet, « nul n’est censé ignoré la loi ». Vous devrez donc être sûr de vous afin de ne pas risquer d’éventuelles sanctions.

Les obligations des entreprises sont nombreuses. En outre, selon votre secteur, il peut y avoir des réglementations complémentaires. De manière générale, voici envers qui vous avez des devoirs à assumer envers :

  • Les administrations publiques (Etat, trésor public, organismes sociaux…).
  • Vos employés, clients et fournisseurs.
  • Des autorités de régulation (domaine financier, environnemental…).

Si vous évoluez au sein d’un secteur réglementé ou fortement sujet à de nouvelles réglementations, vous devez mettre en place une veille juridique. Vous devez recueillir de l’information afin de pouvoir conserver votre liberté d’action en cas de nouvelles réglementations.

Si vous souhaitez mettre en place un système efficace de gestion des risques et de veille juridique, GMK Conseil peut vous accompagner.

2. Cibler les réglementations en adéquation avec votre secteur

Mettre en place une veille juridique peut être chronophage et anxiogène. En outre, nul ne peut maîtriser toutes les réglementations en vigueur. Bien connaître les réglementations d’un secteur nécessite de l’expérience et de la recherche.

Néanmoins, pour ne pas vous disperser dans vos recherches, ciblez les risques réglementaires majeurs auxquels votre entreprise fait face pour orienter correctement vos ressources.

Enfin, voici quelques pistes pour guider vos recherches :

  • Réglementation en droit social et gestion du personnel (paie, congés payés, temps de travail…).
  • Obligations comptables et fiscales.
  • Réglementation sectorielle (spécifique selon chaque secteur d’activité).
  • Obligations commerciales (obligations vis-à-vis de vos clients et de vos fournisseurs).

Cette liste n’est pas exhaustive, alors pour satisfaire pleinement aux exigences réglementaires tout en garantissant votre performance, faites-vous accompagner par des professionnels.

3. Adapter son système de contrôle et respecter la réglementation

Lorsque vous aurez identifié les réglementations concernant votre entreprise, vous devrez mettre en place un système de contrôle interne visant leur application et leur suivi.

Votre objectif est donc retranscrire les réglementations dans votre système de contrôle interne et dans vos processus opérationnels. Un système de contrôle efficace doit être souple, fonctionnel et générateur de valeur ajoutée.

Généralement, les processus d’une entreprise comprennent des contrôles clefs. Ceux-ci sont des étapes incontournables à respecter afin d’être en accord avec la législation en vigueur. Par conséquent, vous devez toujours identifier les éléments clefs d’une réglementation. Cela vous permettra de mettre en place des processus opérationnels efficaces et adaptés.

Concrètement, voici comment adapter votre système de contrôle interne :

  1. Listez les processus existants dans chacun des départements de votre entreprise (ressources humaines, comptabilité, commercial…).
  2. Identifiez les législations relatives à leur fonctionnement.
  3. Identifiez les points clés des législations.
  4. Adaptez vos processus en conséquence.
  5. Mettez en place les contrôles garantissant la correcte application des processus.

L’évolution constante de l’environnement législatif est un véritable défi pour les entreprises. Face à cette problématique, il est nécessaire de faire preuve de flexibilité, de rigueur et d’implication.  En effet, vous devez appliquer la réglementation en vigueur mais également accompagner son évolution.

Yves-Henry Marsan
CoFondateur de GMK Conseil

Yves-Henry MARSAN

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