Communiquer avec vos collaborateurs en télétravail est l’un des principaux défis du management à distance. En effet, lorsqu’un collaborateur est en télétravail, il est plus compliqué de communiquer avec lui. Heureusement, les outils numériques ont grandement facilité les échanges. Toutefois, nous le savons, une part importante de la communication passe par les expressions du visage ou encore les gestes. Alors, quel moyen de communication privilégier lorsqu’on est manager à l’ère du digital et du développement du télétravail ?

1. Communiquer grâce aux outils digitaux

Il existe différents outils de communication à distance. Parmi ceux-ci, il existe des outils à vocation individuelle et d’autres à vocation collective.

1. Outils de communication à vocation individuelle

En tant que leader, vous serez amené à utiliser des outils de communication à vocation individuelle lorsque vous souhaiterez échanger uniquement avec une personne. Parmi ces outils, nous retrouverons principalement le téléphone et la boite e-mail ces outils permettent alors l’envoi de SMS, les appels téléphoniques ou vidéos, l’envoi d’e-mails.

Parmi les outils cités ci-dessus, certains sont faits pour un usage professionnel d’autres non. De manière générale, nous vous invitons à privilégier les outils faits pour un usage professionnel. Favorisez l’usage d’e-mail pour des sujets courts et traitables facilement sans échanges, sinon un échange téléphonique peut être utile. Si vous sentez qu’une incompréhension se fait jour par e-mail, contactez le collaborateur directement par appel téléphonique. L’e-mail est une solution simple et rapide mais qui génère beaucoup d’interprétations.

Concernant les appels téléphoniques, si vous managez une personne à distance mais que cette personne a une ligne de bureau ou une ligne professionnelle, privilégiez l’appel sur la ligne téléphonique du bureau ou professionnelle plutôt que sur sa ligne fixe personnelle. Enfin, si votre collaborateur n’a pas de ligne professionnelle et qu’il travaille depuis chez lui, sollicitez-le uniquement durant ses heures de travail.

2. Outils de communication à vocation collective

Les outils cités ci-dessus peuvent aussi être utilisés dans le cadre d’une communication collective. Vous utiliserez ces solutions lorsque vous souhaiterez transmettre une information globale. Vous utiliserez, par exemple, des listes de diffusion pour transmettre une information par e-mail à un groupe d’individus. Soyez vigilant à l’utilisation de la copie carbone (Cc) qui peut créer un certain formalisme et évitez la copie carbone invisible (Cci) par souci de transparence. Les solutions de visioconférence seront utilisées pour les réunions d’équipe notamment.

N’utilisez pas un moyen de communication collectif pour transmettre un message de recadrage à quelques collaborateurs seulement. Cela démotivera le reste de vos équipes. Privilégiez plutôt les recadrages en individuel. Enfin, si vous deviez recadrer quelqu’un ou votre équipe, il est préférable de le faire à l’oral et si possible via un moyen de visioconférence.

2. Que communiquer à vos collaborateurs ?

Il est important que vous définissiez une stratégie de communication interne dans votre entreprise afin de garantir la bonne transmission de l’information, de faciliter sa recherche et son exploitation afin d’optimiser vos messages.

1. Définissez votre besoin

Avant toute chose, pour établir votre stratégie de communication interne, vous devez établir votre besoin. Votre communication interne doit répondre à une stratégie qui elle-même répond à un besoin voire une nécessité. Quelles informations vous avez besoin de transmettre : de la plus globale à la plus individuelle ? Besoin d’échanger des informations de travail relevant de la routine, besoin d’échanger des documents de travail ou des dossiers, des nouveautés sur l’entreprise…

Une fois que vous aurez déterminé les différentes informations sources d’échanges avec vos collaborateurs, vous pourrez mettre en place les moyens adaptés pour communiquer.

2. Déterminez les outils de communication

Après avoir défini vos besoins initiaux, vous pourrez déterminez les outils digitaux à utiliser pour répondre à votre besoin. Il existe différents types d’outils :

• Collaboratifs : Partager un document et travailler à plusieurs dessus.
• De partage des connaissances : Créer et alimenter des bases de connaissances au sein de votre entreprise afin de partager les savoirs et savoir-faire tout en les améliorant.
• De discussion : Discuter entre collaborateurs, échanger des informations.
• Informatifs : Transmettre des informations sur l’entreprise.

Avant d’investir dans une solution, réfléchissez bien à son intérêt et l’utilité pour votre structure.

3. Choisir des canaux de communication

Après avoir défini vos besoins et les outils que vous souhaitez utiliser, vous pourrez déterminer les canaux de communication en fonction du message à transmettre. Chaque canal ou support de communication présente des avantages et des inconvénients. Il faut savoir utiliser les bons canaux si vous souhaitez que votre message soit exploité et assimilé par vos collaborateurs.

La stratégie de communication interne doit être connue, partagée et comprise par vos collaborateurs. Une stratégie simple est la clef du succès. Elle doit permettre l’obtention de l’information mais surtout son exploitation.

3. Tableau de synthèse des différents moyens de communication à distance

Retrouvez les principales caractéristiques de chaque outil en fonction de quatre critères : praticité (1) (simple et rapide d’utilisation), formalisme (2)(à vocation professionnelle), interactivité (3) (fluidité des échanges), fiabilité (4) (fréquence des bogues). Vous trouverez aussi des recommandations d’utilisation.

En définitive, vous utiliserez un outil plutôt qu’un autre en fonction de votre besoin selon ces quatre critères : praticité, formalisme, interactivité, fiabilité. Il existe de nombreux outils digitaux différents, améliorant grandement la communication à distance et le partage de l’information. Bien souvent, les relations de travail à distance poussent à se focaliser uniquement sur les objectifs en mettant de côté l’aspect relationnel. Pensez donc à organiser des moments de cohésion en digital afin de créer des liens entre vous et les membres de votre équipe.

Gary-Alban MARAVILHA
Cofondateur de GMK Conseil

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Gary-Alban MARAVILHA

Cofondateur de GMK Conseil. Diplomé d'un double diplôme en management et droit des affaires de Skema Business School. 10 ans d'expérience en management et gestion des organisations.

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