Comment écrire un plan d’action efficace ?


Comment écrire un plan d’action efficace ?

Qui n’a jamais pensé : « Si j’étais à sa place, j’aurais fait comme ça ». Mais quand c’est à votre tour de réaliser le plan d’action, vous vous rendez compte que ce n’est pas si facile que cela. En effet, mettre en place la bonne organisation n’est pas si simple. Alors ne tombez plus dans le piège des biais cognitifs d’excès de confiance ou encore d’illusion de savoir. Pour écrire un plan d’action efficace, soyez rationnel, analysez la situation dans sa globalité puis agissez !

1. Analysez votre Problématique et les tentatives échouées

Un plan d’action doit répondre à une problématique mais s’inscrit toujours dans un cadre global. Vous devez maîtriser cette aire de jeu pour être sûr d’éviter un maximum d’erreurs. Pour cela répondez à ces questions :

  • Quoi ? Quel est l’objet du plan ?
  • Qui va être impliqué dans le plan d’action ? Qui concerne-t-il ?
  • va-t-il se réaliser ?
  • Quand va-t-il se dérouler ? Selon quelle chronologie ?
  • Comment allez-vous le mettre en place ? Quel type de méthode allez-vous employer ?
  • Combien de personnes seront impliquées ?
  • Pourquoi dois-je impliquer ces personnes ?

En répondant à ces questions, vous aurez déjà une vision globale de votre situation. Un plan d’action doit répondre à une problématique.

Conseil : Analysez également les tentatives échouées avec beaucoup d’attention pour comprendre ce qui n’a pas fonctionné. Le fait de comparer sa situation à d’autres situations similaires vous aidera à trouver des solutions. Lors de cette phase d’analyse, soyez factuel et objectif.

2. Roue de DEMING : Modèle PDCA

Vous avez probablement déjà entendu parler de la roue de DEMING. Edwards DEMING est un statisticien américain ayant travaillé sur les notions de management et de qualité. À ce titre, il a développé un modèle d’amélioration continue de la qualité : le modèle Plan, Do, Check, Act (PDCA). On parle aussi de roue de DEMING car c’est un modèle qui se veut répétitif. Ce modèle peut être utilisé pour mettre en place un plan d’action.

  • Plan – Planifier : Avant de vous lancer dans un plan d’action, vous devez réfléchir, analyser votre environnement et planifier. En effet, vous devez organiser et hiérarchiser vos idées afin de les mettre en place selon un plan déterminé.
  • Do – Faire : Une fois la phase de réflexion réalisée, vous devez passer à une phase d’action. Il s’agit alors de mettre en œuvre le plan défini en amont.
  • Check – Contrôler : Une fois le plan mis en œuvre, vous devez le contrôler afin d’évaluer son efficacité.
  • Act – Agir : Enfin, vous devez agir pour mettre en œuvre des actions correctives afin d’améliorer votre plan d’action.

Vous recommencerez ces étapes de manière perpétuelle. En effet, lorsque vous aurez analysé votre plan d’action vous pourrez mettre en œuvre un nouveau plan d’action pour venir corriger l’ancien, l’améliorer voire le révolutionner.

3. RédigeZ le plan d’action 

Créer un plan d’action efficace implique de la patience et de la réflexion, le but est de créer LA bonne stratégie. De nombreux leaders valorisent le fait d’être dans l’action immédiate. Cependant, réfléchir avant d’agir permet l’élaboration du bon plan d’action sans perdre de temps par la suite.

Présentation du plan écrit :

    1. Objectifs : Un ou plusieurs objectifs (maximum trois) répondant à la vision, aux valeurs et à la mission de l’entreprise, utiliser des verbes d’action. Les objectifs doivent être S.M.A.R.T.
    2. Moyens : Quels moyens allez-vous employer ?
    3. Indicateurs de succès : Quels sont vos critères d’évaluation ?
    4. Délais : Quels sont vos échéances ?
    5. Responsabilités : Qui est en charge de quoi ?

Il vaut mieux un plan d’action avec peu d’objectifs mais bien construit que l’inverse. Pour rédiger un bon plan d’action, soyez patient et ne vous laissez pas guider par l’anxiété et la précipitation, car sinon vous perdrez du temps à le corriger et à le refaire.

Enfin, selon la maturité professionnelle de l’équipe, le plan d’action peut être construit en collectif.

4. Communiquez votre plan 

1. V.A.K. : Trois types de profil

En termes de communication, il y a 5 choses importantes à prendre en compte :

  • Le contenu du message.
  • Le vecteur de communication : la manière dont sera transmis le message.
  • L’émetteur : la ou les personnes qui transmettent le message.
  • Le récepteur : La ou les personnes qui reçoivent le message.
  • Les filtres : tous les éléments extérieurs qui peuvent venir impacter la communication.

En outre, le message que vous transmettez n’aura pas le même impact selon le canal sensoriel utilisé. Le même message sera appréhendé de façon différente selon la personne. Chaque individu a un ou deux canaux privilégiés, rarement les trois.

Par conséquent, pour optimiser votre message ou pour une bonne compréhension de votre message, prenez en compte ces trois canaux les plus couramment mis en œuvre :

  • Visuel : Réaliser une version écrite, imagée, vidéo…
  • Auditif : Réaliser un briefing, une réunion pour communiquer oralement…
  • Kinesthésique : Montrer le mouvement en pratique, reproduction du geste, mise en scène…

Lorsque vous devrez partager votre plan d’action, pensez à tous ces éléments. Ainsi, cela vous permettra d’être compris par la majorité des personnes en évitant les interprétations.

2. Garantir la bonne compréhension du message

Pour être certain que tout le monde ait bien compris le message, il existe plusieurs méthodes.

En individuel ou en tout petit groupe (3-4 personnes), vous pouvez demander à votre interlocuteur de reformuler le message. Cela vous permettra de vous assurer que le message est bien assimilé. Ce feedback est essentiel pour gagner en efficacité lors de la mise en place du plan d’action.

Si vous devez vous adresser à un groupe important de personnes, vous pouvez prévoir un sondage à l’issue, vous pouvez prévoir de rencontrer des représentants du personnel afin de répondre aux questions et lever les doutes, vous pourrez aussi prévoir de rassembler l’ensemble du groupe, vous pouvez aussi communiquer en cascade en passant par les différentes strates de manager.

En définitive, retenez que la communication de groupe est différente de la communication individuelle.

3. S’entraîner et adapter son attitude non verbale

La majeure partie d’un message est transmise par notre attitude non verbale (langage corporel, intonation, rythme etc). En effet, 60% à 80% de nos messages sont transmis par la communication non verbale (ou paralangage). Il est donc important de s’entrainer en matière de communication de même qu’il est nécessaire de préparer vos interventions.

Ainsi, cela vous permettra de connaître les messages clefs à transmettre afin de coordonner votre discours et votre attitude en conséquence. Enfin, entraînez-vous avec des personnes externes pour avoir leur retour. Pour bien communiquer, vous devez croire en ce que vous dites et maitriser votre sujet, vous devez être authentique pour éviter les non-dits (qui seront perçus par votre interlocuteur, ça sera source d’interprétation) et vous devez incarner ce que vous dites.

En somme, pour établir un plan d’action compris de tous vous devez :

  • Établir un plan d’action concret et synthétique.
  • Parler « le langage » de votre interlocuteur.
  • Être clair, concis, direct dans les messages.

Si vous souhaitez développer vos compétences en matière d’élaboration et de mise en place de plans d’action efficaces contactez-nous.

Gary-Alban MARAVILHA

Il est 1 commentaire

Add yours