Plan de continuité d’activité : Prévoir le pire !


Plan de continuité d’activité : Prévoir le pire !

George Washington a dit un jour « Se préparer à la guerre est le meilleur moyen de préserver la paix ». Cette réplique s’applique au contexte actuel relatif à la crise que le monde connaît en raison du Coronavirus. De nombreuses entreprises, peut-être la vôtre, sont amenées à faire face à une situation inédite, aux conséquences potentiellement dramatiques, nécessitant la création d’un plan de continuité d’activité. Un défaut d’anticipation, par manque de moyens ou excès de confiance, peut conduire à un arrêt temporaire voire définitif de votre activité.

1. Qu’est-ce qu’un Plan de Continuité d’activité ?

Un Plan de Continuité d’Activité ou PCA correspond à un ensemble de mécanismes et dispositions mis en place par une entreprise pour assurer la continuité et la reprise des activités suite à un événement ayant occasionné des dysfonctionnements empêchant la bonne marche d’un ou plusieurs services.

L’idée pour vous est d’établir une stratégie permettant d’avoir une réponse efficace aux différents événements néfastes pouvant mettre en danger la bonne organisation de votre structure ainsi que de répondre à toutes ses obligations vis-à-vis :

  • Des clients.
  • Des créanciers.
  • De l’Etat.

Il s’agit d’un document formalisé, devant être régulièrement mis à jour suivant les différentes évolutions que connaîtra votre entreprise en termes de structure, ressources et processus.

2. Elaborer son Plan de Continuité, d’activité c’est connaître sa propre structure

Comment peut-on élaborer une solution de repli si l’on ne connaît pas la manière dont fonctionne sa propre structure ?

Ainsi, l’élaboration d’un PCA commence tout d’abord par un diagnostic des activités réalisées au sein de votre entreprise. L’idée ici est d’identifier :

  • Les objectifs essentiels de votre entreprise : L’atteinte de certains objectifs a plus d’impact sur la pérennité de votre entreprise que d’autres. Vous devez les identifier !
  • Les obligations auxquelles elle fait face : Il existe de nombreux impondérables. Notamment légaux auxquels une entreprise ne peut échapper. Il est donc primordial de les connaître également.

La mise en commun de ces 2 analyses vous permettra d’identifier les processus clés sur lesquels axer vos efforts.  Vous pouvez également faire le choix de couvrir toutes les activités si vous êtes disposé à y mettre les ressources nécessaires.

3. scénariser le pire afin de s’en prémunir

Dès lors que vous aurez arrêté des processus clés sur lesquels définir une stratégie, la suite des opérations consistera à réfléchir aux solutions possibles à mettre en place suite à une défaillance importante.

Si vous disposez d’un système de gestion des risques, vous pouvez alors vous baser dessus dans la mesure où vous aurez déjà :

  • Identifier les risques.
  • Classer les risques par criticité.
  • Mis en place les procédures visant à en réduire les impacts : le plan de continuité d’activité fait partie de ces mesures.

Si ce n’est pas le cas, vous avez la possibilité d’imaginer les scénari les plus probables à même de mettre en danger votre entreprise, tels que le crash de votre système informatique, l’incendie de votre immeuble, introduction frauduleuse dans vos locaux…

Une fois ces scénari établis, vous pourrez vous atteler à la formalisation des processus selon ces 4 étapes :

  • Identifier les ressources alternatives pouvant pallier aux défaillances de la structure.
  • Déterminer comment poursuivre les activités avec ses ressources temporairement réduites.
  • Définir le niveau critique de maintien des activités.
  • Construire un processus de reprise progressive des activités vers un niveau normal.

Yves-Henry MARSAN
Cofondateur de GMK Conseil

Yves-Henry MARSAN

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