Pourquoi faire un feedback est-ce important ?


Pourquoi faire un feedback est-ce important ?

De l’anglais, feed = nourrir et back = en retour, ce mot est plein de sens. En tant que leader, vous devez évaluer vos collaborateurs et leur faire un retour sur leur travail. Cela leur permettra de savoir où ils en sont et le chemin restant à parcourir. Malheureusement, le feedback est souvent négligé en entreprise, notamment par manque de temps. Toutefois, si vous souhaitez atteindre l’excellence, il est primordial.

En outre, le feedback n’est pas un outil propre aux leaders. Les équipes peuvent également faire des feedback à leurs leaders afin d’améliorer la performance des relations professionnelles et accroître l’efficacité de l’équipe. Enfin, le feedback doit être perçu comme un outils d’amélioration continue pour les individus comme pour l’organisation.

1. Le préalable essentiel au feedback

Le feedback n’est pas un outil managérial isolé qui s’utilise sans environnement préalablement déterminé. En effet, vous ne pouvez pas évaluer une personne et donc lui faire une feedback si cette personne ne connaît pas les objectifs de sa mission et les éléments sur lesquels elle est évaluée. En outre, avant d’évaluer une personne vous devez lui donner tous les moyens nécessaires et suffisants à la réalisation de ses objectifs. Il peut s’agir de moyens matériels, intellectuels, financiers…

Ainsi, le préalable essentiel à tout feedback est d’avoir clarifié de manière non équivoque le « cadre de jeu ». Voici quelques éléments permettant de définir ce cadre de jeu :

  • Partager le projet de l’entreprise, du service, de l’équipe.
  • Transmettre une fiche de poste indiquant les missions de votre collaborateur.
  • Exposer vos attentes.
  • Fixer des objectifs individuels. 
  • Informer sur les règles de l’entreprise.

En tant que leader, fixer des objectifs S.M.A.R.T* est le préalable essentiel à vos feedbacks. Si les objectifs ne sont pas clairs et compris de vos collaborateur, vos feedbacks n’auront pas de poids et seront générateurs de sous-performance, de perte de motivation voire de conflit.

Ainsi, le feedback ne peut exister en soi. Il s’inscrit nécessairement dans un système plus global puisqu’il est un échange d’informations renseignant sur le fonctionnement d’une partie du système étant entendu que les parties du système interagissent entre elles. Ce retour d’information permet donc trois choses :

  • L’ajustement du système et son adaptation.
  • Une amélioration continue.
  • Un apprentissage tiré de l’expérience.

2. Comprendre le sens et le but du feedback 

Pour réaliser un feedback efficace, il faut en comprendre l’objectif.  Le feedback n’est pas un outil de recadrage, ni une punition. Au contraire,  c’est un outil de succès et de motivation. Qu’il soit au niveau de l’individu ou au niveau de l’organisation, le but du feedback est de permettre une amélioration continue.

Au niveau de l’individu, l’objectif premier du feedback est d’accompagner le développement des collaborateurs afin d’accroître leur efficacité. Le feedback doit servir de boussole à votre employé ou à votre équipe. Il informe sur le niveau de performance atteint, suggère des axes de progrès et propose de nouveaux objectifs. 

Au niveau de l’entreprise, le but d’un feedback est de permettre une amélioration des processus et du fonctionnement de l’entreprise. Cette analyse rétrospective peut se faire à la fin d’un projet mais également en permanence. De nos jours, les entreprises doivent devenir des organisations apprenantes afin d’être agile et réactive. Le feedback est un excellent outil en ce sens. Si vous souhaitez développer la culture du feedback dans votre entreprise, contactez-nous.

3. Cinq conseils pour des feedbacks  de qualité

Si vous souhaitez que les feedbacks avec vos collaborateurs soient de qualité, suivez les conseils ci-dessous :

  • Soignez vos relations professionnelles avec vos collaborateurs.
  • Dites bonjour à vos équipes et soyez polis, cela permettra d’entrer plus facilement en lien avec vos équipes.
  • Regardez dans les yeux, cela montre votre intérêt.
  • Acceptez que le besoin de feedback est soit différent selon l’individu.
  • N’évitez pas les feedbacks par peur de les réaliser.

Pour que vos feedbacks soient efficaces, vous ne pouvez pas être sous l’emprise de vos émotions. Vous devez être libre de toutes les émotions négatives comme la colère, la peur, la tristesse. Dans le cas contraire, votre échange pourra rapidement devenir un reproche voire une attaque.

Par ailleurs, en tant que leader, vous devez être conscient de la réaction des gens lorsque vous parlez, car ces réactions (exprimées dans des attitudes faciales, des gestes, des mots…) vous permettent de vous ajuster à votre interlocuteur. 

Enfin, au moment de l’échange, il est important de savoir ce que vous allez dire. Vous devez connaître le sens de votre propos et le résultat espéré de cet conversation. 

4. Les types de feedback

Il existe 4 grands types de feedback : 

  • Positif : La forme à privilégier, si vous souhaitez qu’un comportement se répète, utilisez cette forme. Il ne s’agit pas simplement de dire « bravo ou félicitations », il s’agit véritablement de valoriser un comportement de manière méthodique (plus bas la méthode).
  • Correctif : Parfois appelé négatif, il sert à modifier un comportement. Il n’est pas un jugement de valeur. Il doit respecter une forme particulière visant à ne pas juger la personne mais les faits.
  • Insignifiant : Il peut être positif ou négatif, ce type de feedback n’apporte rien à l’interlocuteur car généralement il est mal construit ou vague. Ex : Bravo, je suis content. Ou Votre travail n’est pas bien réalisé, recommencez.
  • Agressif : Appelé également offensant, il est souvent confondu avec le correctif. Il s’agit d’un feedback projetant les jugements de celui qui le réalise sur celui qui le reçoit. Il est blessant.

5. La forme du feedback

Avant toute chose, gardez à l’esprit le fait que le feedback est un échange. Adoptez donc une posture d’ouverture d’esprit et d’écoute lorsque vous le réalisez. 

Voici quels sont les étapes d’un feedback positif :

  • Faits : Décrire un comportement spécifique. Les faits doivent être intangibles, clairs et temporels.
  • Conséquences : Décrire les conséquences positives du fait. A mettre en relation avec les objectifs.
  • Émotion : Décrire ce que vous ressentez.
  • Renforcement : Conclure positivement en incitant à poursuivre dans cette voie.

Découvrez maintenant les étapes du feedback correctif:

  • Faits : Évoquer les faits sans jugement. 
  • Conséquences : Les conséquences du comportement.
  • Règle : Rappeler la règle ou l’objectif poursuivi.
  • Solution : Décrire le comportement attendu et les conséquences positives de cette alternative.

Traditionnellement, il existe trois manières de corriger une attitude : imposer, persuader ou menacer. Désormais, vous savez que ces méthodes relèvent plus du feedback agressif et ne doivent pas être employées.

Selon le degré de gravité, le feedback correctif peut être très descendant ou vous pouvez passer par le questionnement pour chercher à comprendre le comportement et à en faire prendre conscience à votre interlocuteur. Cela permet de le rendre acteur et de le responsabiliser. 

6. Quand doit-on faire un feedback ?

Il n’y a pas de règles définies pour dire quand faire des feedback. Tout dépendra de votre organisation. En revanche, il est essentiel de faire ou demander un feedback quand vous en ressentez le besoin ou à la fin d’un projet d’équipe.

En outre, les feedbacks peuvent être individuels ou collectifs en fonction du moment et de l’importance du sujet. Si vous souhaitez que votre entreprise soit performante, il est utile d’institutionnaliser les feedbacks. 

Voici quelques rituels de feedback à mettre en place dans votre entreprise :

  • Débriefing : Quotidien, ou hebdomadaire et après chaque projet. Il peut être individuel ou collectif.
  • Réunion mensuelle ou rétrospection : Analyse de votre performance mensuelle, en collectif.
  • Entretien de développement : Trimestriel, semestriel.
  • Entretien annuel : Une fois par an, en individuel.

Une chose est sûre, n’attendez pas qu’une situation se détériore pour faire un feedback. Préparez vos feedbacks et prenez le temps d’avoir des faits concrets. Faire un feedback n’est pas facile, c’est une technique qui s’apprend et s’approprie par la pratique. Instaurez le feedback dans votre culture d’entreprise si vous souhaitez accroître la performance de votre entreprise.

Gary-Alban MARAVILHA
Cofondateur de GMK Conseil

Sources :

*George T. Doran, « There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives »

Gary-Alban MARAVILHA

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