Comment réaliser des réunions digitales efficaces ?


Comment réaliser des réunions digitales efficaces ?

En tant que manager d’équipes à distance, vous êtes amené à réaliser des réunions digitales. Dans ce cas, vous avez dû vous apercevoir que ce n’était pas toujours très simple. En effet, deux personnes peuvent parler au même moment et vous n’entendez plus rien, la réunion qui devait prendre 30 minutes dure 1h30, les interactions entre les membres de la réunion sont faibles et vous avez l’impression d’être seul au monde lorsque vous parlez tant il n’y a pas de réactions… Nous allons donc vous transmettre quelques astuces afin de faire de vos réunions digitales des réussites.

1. Réunions digitales : La révolution du numérique

1. Ne pas chercher à faire comme lors d’une réunion physique

Les réunions à distance, comme le télétravail, sont de nouveaux modes de fonctionnement. Si vous souhaitez réaliser de bonnes réunions digitales et bien les vivre, acceptez les avantages mais aussi les inconvénients des outils de travail à distance.

Bien souvent, vous entendrez des réflexions du type : « en physique, c’est quand même mieux ou le digital c’est bien mais il manque ce contact relationnel physique qui est plus chaleureux ». Ces réflexions sont normales car vos collaborateurs vivent, en réalité, un changement profond. Ce sont des signaux auxquels vous devez être attentif. Vos collaborateurs vous font un feedback sur ce qu’ils vivent. Derrière ces phrases, cherchez à déterminer quel est le besoin pour mettre en place une véritable conduite du changement. Les outils digitaux sont présents depuis de nombreuses années dans nos vies, ainsi nous y sommes tous plus ou moins acculturés mais ne vous y trompez pas, mettre en place des réunions digitales est une véritable question de conduite du changement.

En somme, les réunions digitales ne peuvent pas être similaires à des réunions physiques. Lorsque vous devez organiser des réunions digitales, ne cherchez donc pas à en faire des réunions physiques. Au contraire, il faut appréhender la problématique à travers sa singularité. Les outils numériques permettent de nouvelles façons de communiquer et de s’organiser. Il faut donc penser à partir d’une feuille vierge.

2. Choisir la bonne solution digitale

Pour réaliser de bonnes réunions digitales, vous devez bénéficier du bon outil digital. Pour cela, préoccupez-vous de ces trois éléments :

  • La qualité de votre réseau internet : Rien ne serait possible sans internet car les outils digitaux ne peuvent fonctionner sans. C’est pourquoi, vous devez vous assurer d’avoir un débit internet suffisamment important pour réaliser vos réunions en toute tranquillité.
  • La qualité de vos équipements informatiques : Vous devez disposer du bon matériel. Si vous souhaitez réaliser une visioconférence, vous aurez besoin au moins d’un ordinateur et d’une webcam, un simple téléphone portable ne suffirait pas.
  • La qualité de vos outils digitaux : Chaque outil digital a une vocation particulière. Certains outils ont des vocations grand public (Whatsapp, Facebook, etc.). D’autres ont des vocations professionnelles (Skype, Microsoft Teams, etc). Certains sont aussi plus fluides que d’autres.

N’hésitez pas à investir dans ces trois éléments. Toutefois, selon votre objectif, vous devrez donner la priorité à une solution numérique plutôt qu’une autre. En outre, si vous souhaitez digitaliser votre entreprise, prenez le temps de bien choisir les solutions que vous déploierez dans votre entreprise. Enfin, n’oubliez pas qu’une transformation digitale est aussi une transformation humaine.

2. Réunions digitales : Transformation organisationnelle

1. Préparer une réunion digitale

Au même titre que les réunions physiques, pour que vos réunions digitales se passent bien vous devrez les préparer. Ceci est d’autant plus vrai lorsque vous travaillez dans un environnement multiculturel. Comment préparer une réunion digitale ?

  • Établissez un planning de réunions. Vos réunions doivent être planifiées à l’avance. Vous aurez alors les réunions régulières (hebdomadaires, mensuelles, annuelles) mais vous pouvez également mettre en place des réunions ponctuelles. Dans ce dernier cas, laissez à votre interlocuteur le temps de s’organiser.
  • Fixez le bon horaire. Dans le cas d’équipes sur plusieurs continents. Assurez-vous de fixer une heure de réunion pratique pour tout le monde et en fonction du fuseau horaire de votre interlocuteur. Faites attention aux jours fériés selon le continent.
  • Respectez les disponibilités de chacun. Grâce aux outils numériques, vous pouvez accéder au calendrier de votre interlocuteur. Positionnez donc les réunions en fonction de ses disponibilités et des vôtres. Si vous deviez faire une exception, contactez votre collaborateur par téléphone afin de trouver un arrangement à l’oral avant de positionner une réunion.

NB : Mettez à jour ou faites mettre à jour votre planning ou ceux de vos collaborateurs afin de connaître les disponibilités de chacun.

  • Établissez un ordre du jour. L’ordre du jour permet de gagner du temps lors de la réunion car il permet à chaque participant de préparer le travail en amont. En effet, il n’est pas évident d’élaborer une session de travail collaboratif sans que cela ne se transforme en un vacarme généralisé.
    L’ordre du jour indiquera les éléments de coordination : Date, durée, participants et intervenants, objectifs, sujets abordés, le temps consacré à chaque sujet, l’outil numérique utilisé. L’idéal est d’envoyer un lien de connexion. Cet ordre du jour peut être mis à disposition en amont voire être construit en collectif via des outils de travail collaboratif.

Enfin, vous devez prévoir un moyen de substitution si l’outil que vous souhaitiez utiliser ne fonctionnait pas.

2. Fixer les règles d’une réunion digitale : visioconférence

Avant le début il est important de fixer des règles afin que chaque participant puisse s’exprimer et être écouté. Voici quelques règles utiles à donner lors d’une réunion digitale :

  • Connexion (en amont) : Chaque participant doit en amont vérifier sa connexion afin de ne pas perdre de temps lors de la réunion. Il est préférable de se connecter quelques minutes en avance pour résoudre les éventuels problèmes de connexion. Si besoin, envoyez un tutoriel pour que chaque personne puisse appréhender les outils digitaux qui seront utilisés.
  • Écoute : Chaque participant écoute chaque intervenant jusqu’à la fin et il prend des notes avant de poser des question. Couper son microphone afin d’éviter les bruits parasites.
  • Interaction : Définissez des modalités efficaces de prise de parole. Certains outils numériques tel que Microsoft Teams permettent cela grâce à l’option “main levée”. Si votre outil ne dispose pas d’une telle option, à vous de trouver une solution. L’animateur peut aussi donner la parole à tour de rôle. Chacun doit se sentir à l’aise pour exprimer son opinion.
  • Décision : Définissez un mode de prise de décision en collectif. Cela peut passer par un outil digital (sondage, vote en ligne etc.) ou autre.
  • Recentrage : Mettez en place une solution pour recentrer les débats et récupérer l’attention des participants. Si cela est difficile en réunion en présentiel, cela l’est encore plus en digital. Ainsi, nous vous proposons une solution possible parmi de nombreuses. Lorsque vous sentez que vous perdez l’attention de vos participants dites :  » pour ceux qui m’écoutent, frappez une fois dans vos mains », attendre le « clac » puis de nouveau « pour ceux qui m’écoutent, frappez deux fois dans vos mains », et ainsi de suite jusqu’à avoir l’attention de tous.

NB : Ces règles s’appliquent pour les réunions physiques également.

Enfin quelques points utiles :

  • Avant le début de la séance, prenez le temps de faire un tour de table rapide de l’état d’esprit des participants et de leurs envies pour la réunion.
  • Prévoyez un temps de questions-réponses au cours de la séance.
  • Programmez des temps de pause au bout de 1h30 à 2h maximum. Les réunions digitales imposent un niveau d’attention plus important que les réunions physiques.
  • Mettez en place des exercices d’attention tels que des “warm up” ou des exercices d’inclusion pour susciter l’intérêt et maintenir le niveau de concentration.

Il existe de nombreuses autres astuces pour faire de vos réunions digitales des réussites. En matière de digital, vous devez rester souple et adaptable. En effet, pour progresser et avancer vers l’efficacité, adoptez une posture managériale de test and learn. Quel que soit le type de réunion, rappelez l’objectif de la réunion, exprimez vos attentes et recueillez celles des participants, expliquez le déroulé de la réunion et rappelez les règles de la réunion.

Gary-Alban MARAVILHA
Cofondateur de GMK Conseil

Gary-Alban MARAVILHA

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